Veränderungsprozesse meistern – Strategien für effektives Change Management

Die vergangenen ​​Jahre sind vor allem durch die Digitalisierung geprägt, wodurch sich die Arbeitswelt grundlegend verändert hat: Papierakten werden durch E-Akten abgelöst, das Homeoffice gehört nun zum Alltag und Hardware wie Smartphones oder Laptops haben sowohl unser Privat- als auch unser Berufsleben durchdrungen.

Große Konzerne hatten in den letzten Jahrzehnten ihre Schwierigkeiten, wenn sie sich nicht aktuellen Veränderungen gestellt haben. So wurde aus dem Handy-Weltmarktführer Nokia, der in den 90er und Anfang 2000er Jahren sehr erfolgreich war, ein Unternehmen, dass auf dem Smartphone-Markt  gegen Apple nicht bestehen konnte und heute in diesem Bereich ein kleiner Nischenanbieter ist. Apple arbeitete visionär und lies sich auf die Digitalisierung ein: Vom Computer-Hersteller zum digitalen Allrounder, der unser Leben von Grund auf verändert hat.​

Auch Quelle, jahrelanger Versandhandelmarktführer, konnte sich von den Papierkatalogen nicht trennen und „verpasste“ die Digitalisierung. Lange hatte Quelle keinen Onlineshop und Rivalen wie Amazon erfanden sich neu. Zuerst startete Amazon mit dem Verkauf von Büchern, etablierte sich später zum Versandhandel von DVDs bis hin zu allem, was der Kunde braucht. Quelle ist mittlerweile insolvent und Amazon ein Milliardenunternehmen. ​

Kodak, berühmt vor allem für sein hochwertiges analoges Foto- und Filmmaterial, konnte sich der digitalen Veränderung auch nicht schnell genug zuwenden und verlor gegen Canon den Kampf um die Digitalkameras.​

Change Management oder Veränderungsmanagement umfasst alle Projekte, Aktivitäten, Maßnahmen und Aufgaben, die eine mehr oder weniger weitreichende Veränderung in einer Organisation bewirken sollen. Meistens geht es darum:

• neue Strategien zu verfolgen
• gewachsene Strukturen zu verändern
• technische und organisatorische Systeme zu erneuern
• Prozesse und Abläufe zu verbessern
• Verhaltensweisen der Beschäftigten in der Organisation zu beeinflussen und zu verändern

Zusammengefasst betrifft der Change immer Prozesse und die dazugehörigen Rollen, die Haltung der (indirekt) betroffenen Personen(-gruppen) und die Methoden, mit denen eine Veränderung begleitet wird.

Die Basis der Begleitung der Veränderungen bei unseren Kunden bildet der Change-Prozess. Dieser dient als Basis, um Methoden an den unterschiedlichen Stadien im Veränderungsprozess anzuwenden.

Das A und O eines erfolgreichen Veränderungsprozesses ist das Involvieren der Beschäftigten und die kontinuierliche Verbesserung. Der hier vorgestellte Prozess ist kein linearer Prozess, sondern durchläuft iterativ die einzelnen Phasen. ​Von jeder Phase aus kann wieder in die vorherige Phase zurückgegangen werden, um die erarbeiteten Fakten und Ideen zu überprüfen.

Grundsätzlich geht es bei den einzelnen Phasen darum, den Inhalt und die Ziele des Veränderungsprozesses zu VERSTEHEN, zu ENTWICKELN und ANZUWENDEN. ​

Die Phasen sind wiederum unterteilt in:

• Ziele klären
• System erkunden
• Lösungsansätze entwickeln
• testen und verbessern
• umsetzen und evaluieren

Die Qualität des Prozesses ist davon abhängig, dass sich vor allem am Anfang einer neuen Produktentwicklung oder eines Projektes Zeit genommen wird, den Auftrag zu verstehen, Ziele und Erwartungen betroffenen Personengruppe abzustecken.

Phase 1: Ziele klären

Bevor ein Projekt/eine Veränderung startet sollte geklärt werden, was überhaupt das Ziel sein soll. Eine sogenannte Auftragsklärung hilft, Rahmenbedingungen mit der Auftraggeberin oder dem Auftraggeber zu besprechen und festzuhalten. Erst, wenn Auftragsinhalt, Ziele, Ressourcen und Risiken abgestimmt sind, kann die nächste Phase beginnen.

Phase 2: System erkunden 

Um eine Veränderung oder auch Produkteinführung erfolgreich zu begleiten, muss geschaut werden, das Umfeld der Veränderung aussieht. Dazu gehört eine genaue Stakeholderanalyse, Beschäftigte aus dem Umfeld (System) zu befragen, vorhandene Systeme zu prüfen und genau zu schauen, was denn die Betroffenen wirklich wollen. Nur, wenn die Betroffenen verstehen, WARUM eine Veränderung kommt und mit welcher VISION diese angestrebt wird, erhalten wir die nötige Unterstützung.

Phase 3: Lösungsansätze entwickeln

Zusammen mit den Beschäftigten arbeiten wir an Lösungsansätzen und Ideen. Mit Hilfe von Kreativtechniken wird gemeinsam geschaut, was an welchem Zeitpunkt geschehen sollte. Zudem wird ein Kommunikationsplan entwickelt, der die Beschäftigten immer wieder informieren und „up to date“ halten soll.

Phase 4: Testen und verbessern

Gemeinsam mit den Beschäftigten werden Ideen und Prototypen ausprobiert und iterativ verbessert und angepasst. Durch regelmäßige Feedback-Runden und Retrospektiven werden kontinuierliche Verbesserungen der Lösungsansätze angestrebt.

Phase 5: Umsetzen & evaluieren

Anhand von Umfragen bei den Beschäftigten beziehungsweise Usern wird der Veränderungsprozess und die Stimmung erfragt. Zusätzlich sollten die Beschäftigten immer wieder über den Fortschritt informiert werden.

Ein erfolgreiches Change Management ist essenziell für Unternehmen, um in einer sich ständig wandelnden digitalen Welt zu überleben und zu wachsen. Die beschriebenen Phasen des Change-Prozesses – von der Zielklärung bis zur Umsetzung und Evaluation – unterstreichen die Wichtigkeit einer strukturierten und iterativen Herangehensweise. Insbesondere die Einbindung der Mitarbeitenden sowie die kontinuierliche Verbesserung sind entscheidend, um nachhaltige Veränderungen erfolgreich zu gestalten und umzusetzen.

Unternehmen, die diese Prinzipien beherzigen, können nicht nur den Herausforderungen des digitalen Wandels begegnen, sondern auch neue Chancen für Wachstum und Innovation nutzen.

Im CONET Podcast IT! berichten Alexandra Hromek-Schwärzler und Heiko Weisser in zwei Podcast-Folgen aus ihrem breiten Erfahrungsschatz.

Der erste Teil des CONET Podcast Fokus IT! Change Management beschäftigt sich vor allem mit den Veränderungen im öffentlichen Sektor. Im zweiten Teil des Podcasts geht es darum, wie Change Management bei Projekten konkret angegangen wird und der Erfolg gemessen werden wird.

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